为进一步规范公共资源交易项目档案管理,有效保护和利用档案资源,提升档案查询和应用水平,宿州市公共资源交易中心砀山县分中心多措并举,不断推进交易项目档案管理科学化、规范化、精细化。
一是强化管理责任。中心交易项目档案实行“四统一、一集中”原则,由专门股室具体负责业务档案归档工作,并明确专人跟踪管理,项目档案分政府采购、建设工程、其他交易、非平台交易、土地拍卖五大类。
二是做细收集整理。根据交易中心业务档案工作需求,业务档案管理员对2008-2021年交易服务过程中产生的纸质资料等按档案按年度分类编号归档,列明档案的卷号、项目名称、项目年度,统一归档并建立电子目录;对2021年之后项目,通过交易系统及中心服务器储存系统建立“无纸化”电子存储,既节约了资源的消耗,又便利了档案的调取与查阅。
三是发挥查考作用。规范档案借阅,按照“借阅人申请-中心负责人批准-借阅人查阅-借阅人归还”流程办理,并做好电子借阅记录,确保档案的保密性和可溯性。近两年来,交易中心累计整理完成各类交易项目档案归档5200余个,对外提供项目档案查阅、借阅等利用32次,其中对外提供电子档案信息3.6GB,对外提供电子监控信息400GB。充分发挥了项目档案服务统计分析、监督检查的作用。(邵训雷)